Excel Einstieg - alles Wichtige in 3 Stunden?

Version: 13:54 07.12.2010 Autor: George Burghardt Datei: ./1_7.txt ./1_7.htm Zurück ./index.htm | Weiter ./2_7.htm

EXCEL - Einführung in die Tabellenkalkulation

http://de.wikipedia.org/wiki/Tabellenkalkulation Microsoft Excel bietet als professionelles Tabellenkalkulationssystem viele Möglichkeiten zur Organisation und Präsentation von Daten. Dieses Seminar vermittelt die Grundlagenkenntnisse für den Aufbau und die Entwicklung von Tabellen und die anschließende grafische Aufbereitung der Daten. Außerdem wird das Erstellen und Bearbeiten von Formeln für automatisierte Rechenoperationen behandelt. Grundlagenkenntnisse im Umgang mit Windows werden vorausgesetzt...

Microsoft Excel

http://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

Begiffe und Schreibweisen

( siehe auch ./../../../referenc/basics/moukey.htm )

Vorbereitung Ordner und Dateien anlegen

In einem Ordner Ihrer Wahl (z.B. "Eigene Dateien") können Sie für Ihre Excel Übungen einen Unterordner anlegen ... 1. z.B. "Eigene Dateien" öffnen (Doppelklick) 2. Menü "Datei/Neu/Ordner" aufrufen (oder mit der rechten Maustaste im geöffneten Ordner das Kontexmenü aufrufen) 3. Geben Sie den gewünschten Namen für den Ordner ein (z.B. ExcelKurs) 4. Schließen Sie den Vorgang mit der [Eingabe]-Taste ab Wenn Sie den Ordner öffen (Doppelklick auf "ExcelKurs") sehen Sie einen noch leeren Ordner. Bild: Der geöffnete Windows-Ordner In diesem Ordner können Sie mit dem Menü "Datei/Neu/Excel..." neue Excel-Dateien anlegen (oder mit der rechten Maustaste im geöffneten Ordner das Kontexmenü aufrufen und "Neu/Excel..." auswählen) Tip! Tip! Sollte der Name der neue Excel-Datei mit .xls oder .xlsx enden behalten Sie diese Dateinamenserweiterung ( http://de.wikipedia.org/wiki/Dateinamenserweiterung ) beim umbenennen bei, da es sonst zu einer Windows-Warnung kommt. Auch können nicht alle Zeichen in einem Dateinamen Verwendet werden.
Bild: Warnung wenn die Dateinamenserweiterung verändert wurde. Bild: Eingabe unzulässiger Zeichen führen zu einem Hinweis. Bild: Excel-Datei "test2003.xls" erfolgreich angelegt.

Excel starten und beenden

Bild: Excel im Start-Menü von Windows XP. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Start". Klicken oder zeigen Sie auf den Menüeintrag "Alle Programme". Klicken oder zeigen Sie auf "Microsoft Office" und klicken Sie dann auf "Microsoft Office Excel..." Hinweis: je nach Betriebssystem und installierter Programme unterscheidet sich das Startmenü. Bild: Bild Excel2010 nach dem Start. Beenden Sie Excel über das Symbol X ganz oben rechts im Programmfenster oder über das Menü "Datei/Beenden" alternativ können Sie auch die Tastenkombination [Alt]+[F4] zum Beenden des Programms verwenden. Tip! Durch Doppelklick auf eine *.xls bzw. *.xlsx Datei, wird Excel gestartet und die Datei geöffnet. Übrigens * ist in diesem zusammmenhang die Abkürzung für eine beliebige Zeichenfolge (z.B. test2003).

Grundbegriffe

Die Arbeitsmappe

Die Arbeitsblätter (Tabellen, Diagramme, ...) sind in einer sogenannten Excel-Arbeitsmappe zusammengefasst. In dieser Arbeitsmappe werden, ähnlich einem Ordner, alle Blätter zu einem Gesamtdokument zusammengefasst. Arbeitsmappen können dazu genutzt werden, thematisch zusammenhängende Informationen strukturiert zu verwalten. (siehe Beispiel monatliche Kosten zu einer Quatals- bzw. Jahresabrechnung zusammenfassen) Alle Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe werden in einer Datei gespeichert! Bild: Zwei Excel-Arbeitsmappen in einem Windows-Ordner Durch Doppelklick kann die gewünschte Datei geöffnet werden ... Bild: Geöffnete Arbeitsmappen "test2003.xls" mit drei Tabellen Die Standardeinstellung der Namen der einzelnen Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe sind "Tabelle1", "Tabelle2" ... bzw. "Diagramm1", "Diagramm2"... Der Benutzer kann die einzelnen Arbeitsblätter umbenennen, löschen und nach Bedarf auch neue anlegen sowie deren Reihenfolge ändern.

Arbeitsblatt umbenennen

Nur mit den Standardnamen ("Tabelle1", "Tabelle2" ...) ist es etwas schwierig zu erraten, was auf den einzelnen Tabellen zu finden ist. Abhilfe schafft ein aussagekräftiger Name. 1. Wählen Sie das gewünschte Arbeitsblatt durch Anklichen des Karteireiters aus. 2. Wählen Sie im Excel-Menü: Format, Blatt/Umbenennen. 3. Der Namen im Karteireiter ist markiert und Sie können den neuen Namen eingeben. 4. Mit der [Enter]-Taste ist der Vorgang abgeschlossen und der neue Name gespeichert. Noch schneller wird ein Blatt umbenannt, indem der Karteireiter, zum Beispiel "Tabelle1", doppelt geklickt wird. Der Name wird dadurch markiert und kann überschrieben werden.

Arbeitsblatt einfügen und Reihenfolge ändern

...

Arbeitsblatt löschen

...

Das Tabellen-Arbeitsblatt

Ein Tabellen-Arbeitsblatt (oder kurz Tabellenblatt) besteht eigentlich nur aus Zellen und erinnert auf den ersten Blick an das Spiel Schiffe versenken ( http://de.wikipedia.org/wiki/Schiffe_versenken ) Die Position einer Zelle wird durch den Namen bzw. die Adresse angegeben. Diese wird aus dem Spaltennamen (nummeriert mit Buchstaben) und dem Zeilennamen (nummeriert durch Zahlen) gebildet. Bild: B4 ist die aktive Zelle Nur in der aktiven Zelle können Daten eingegeben bzw. bearbeitet weden. Das auswählen der aktiven Zelle kann mit den Richtungstasten (Cursor- bzw Pfeiltasten) oder der Maus (anklicken) erfolgen. Die aktive Zelle wird durch den Zellzeiger gekennzeichnet und die Adresse bzw. der Name im "Namenfeld" angezeigt. Der Inhalt der aktiven Zelle ist in der Bearbeitungsleiste sichtbar. Bild: Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle (z.B. A1) und schreiben einfach los... Während der Eingabe erscheinen zusätzlich in der Bearbeitungsleiste ein rotes X und ein grüner Haken und signalisieren deutlich das die Eingabe noch nicht abgeschlossen ist. Wichtig! Bis zum Abschluss der Eingabe sind ein großteil der üblicherweise Verfügbaren Befehle gesperrt! Die Übernahme des Inhalts der Bearbeitungszeile, als Inhalt der Zelle, kann mit folgenden Aktionen abgeschlossen werden: - Mit dem Betätigen der [Enter]-Taste - Durch Anklicken des grünen OK-Häkchens in der Bearbeitungszeile Eine laufende Eingabe/Änderung, die noch nicht übernommen wurde, kann in folgender Weise abgebrochen werden: - Betätigung der [ESC]-Taste - Anklicken des roten Stornier-X in der Bearbeitungszeile Tip! Es ist besser, sich gar nicht erst anzugewöhnen, die [Pfeil]-Tasten oder das "irgendwo-hin-klicken" zur Eingabe-Bestätigung zu missbrauchen. Zelleingaben bestätigen Sie in Excel mit der [Enter]-Taste (oder der [Tabulator]-Taste oder dem grünen OK-Häkchen). Wenn Sie eine Formel eingeben (z.B. =A3+B3) verändern Sie mit den [Pfeil]-Tasten oder dem "irgendwo-hin-klicken" ungewollt die Formel! Der Ablauf ist eigentlich ganz einfach: Zelle auswählen (z.B. A3 anklicken) Inhalt eingeben (z.B. 123) Eingabe abschließen (z.B. [Enter]-Taste). Dazu ein kleines Beispiel: Zwei Zahlen addieren 1. Setzen Sie den Zellzeiger auf A3 (anklicken) 2. Tippen Sie 123 und bestätigen mit [Enter] (Eingabe-Taste) 3. Setzen Sie den Zellzeiger auf B3 4. Tippen Sie 100 und bestätigen mit [Enter] 5. Setzen Sie den Zellzeiger auf C3 6. Tippen Sie =A3+B3 und bestätigen mit [Enter] und prüfen Sie das Ergebnis Bild: ... 7. Ändern Sie den Wert in A3 (anklicken, neuen Wert z.B. 33 eingeben und mit [Enter] abschließen) 8. Beachten Sie die sofortige Anpassung des Ergebnisses in C3 Bild: Der Inhalt der aktiven Zelle ist in der Bearbeitungsleiste sichtbar. Die Änderung von bestehenden Zellinhalten kann direkt in der Bearbeitungszeile durchgeführt werden. Bei der Inhaltsbearbeitung der Zellen in der Bearbeitungszeile kann ähnlich wie bei Texteditoren gearbeitet werden (Cursor im Text oder in der Formel positionieren, anschließend die Zeichen löschen oder einfügen usw.). Auch dazu ein kleines Beispiel: Die zuvor addierten Zahlen nun subtrahieren 9. Setzen Sie den Zellzeiger auf C3 (anklicken) 10. Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Formel (Der Mauszeiger kann danach zu Seite geschoben werden und verdeckt dann nicht die Formel) 11. Löschen Sie das + (Plus) und geben ein - (Minus) ein. 12. Bestätigen Sie die Änderung (z.B. mit der [Enter]-Taste)

Text, Zahl, Formel

In den Zellen eines Tabellenblatts können nur Text, Zahl oder Formel geschrieben werden. "Sowie ein SetzKasten nur bestimmte Elemente aufnehmen kann so kann eine Zelle nur Text, Zahl oder Formel (die Formel kann als Ergebnis Text oder Zahlen liefern) enthalten." Das Aussehen des Inhalts bzw. die optische Erscheinung die Anzeige in der Tabelle wird durch das Format der Zelle bestimmt. "Diese Erkenntnis beschreibt das Wesen einer Excel-Tabelle." Dazu ergänzen wir das vorhergehende Beispiele entsprechend der Abbildung...

Spaltenbreite anpassen

Während der Dateneingabe werden Sie festellen, dass Spalten zu schmal (oder zu breit) sind. In diesem Fall führen Sie Ihre laufende Eingabe in Ruhe zu Ende (mit [Enter] abschließen) und passen danach die Spaltenbreite an ... ... Bewegen Sie den Mauszeiger in den Spaltenkopf (oberer Fensterrand, in dem die Buchstaben der Spalten stehen) und zeigen Sie auf die rechte Linie der Spalte, deren Breite Sie verändern möchten (der Mauszeiger mutiert dort zum Doppelpfeil) ... ... Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Maus nach links bzw. rechts, bis die Spalte die gewünschte Breite besitzt.

Autoausfüllen

Im nächsten Schritt sind die noch fehlenden Formeln in der Spalte "neuer Preis" (C4 bis C6) einzugeben. Anstatt nun jede Formel einzeln einzutippen, werden wir die Auto-Ausfüllen-Funktion benutzen. Markieren Sie zuerst die Zelle in der die zu kopierende Formel steht (C3 anklicken). Bild: Anwenden der Auto-Ausfüllen-Funktion Dann bewegen Sie den Mauszeiger auf das kleine abgesetzte Quadrat in der rechten unteren Ecke des Zellzeigers (das Ausfüllkästchen). Wenn Sie Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen legen wird ein kleines Plus Zeichen (+) angezeigt. Drücken Sie hier die linke Maustaste und ziehen Sie das Ausfüllkästchen über die Zellen, die ausgefüllt werden sollen (C4 bis C6), und lassen Sie dann die Maustaste los. Bild: [Strg]+[#] Wechselt zwischen Ergebnis- und Formelansicht Um alle Formeln im aktiven Tabellenblatt anzuzeigen zu lassen, genügt es die Tasten [Strg] und [#] zusammen zu drücken. Durch erneutes Drücken dieser Tastenkombination werden wieder die Ergebnisse angezeigt. Hinweis: Excel füllt die folgenden Zellen automatisch mit einer angepassten Formel aus, da in der Formel (=A3-B3) nur relative Bezüge verwendet werden. ( http://de.wikipedia.org/wiki/Zellbezug )

Markieren Verschieben und Kopiere

1 Markieren Sie die Zellen die Sie verschieben möchten. 2 Zeigen Sie auf den Rahmen der Markierung. 3 Um die Zelle zu verschieben, ziehen Sie die Markierung zur oberen linken Ecke des Einfügebereichs. Excel ersetzt alle eventuell im Einfügebereich vorhandenen Daten. Tip! Um den Zellbereich zu kopieren, halten Sie beim Ziehen [Strg] gedrückt.

(Einfache) Formatierung

Seitenansicht und Drucken

Zusammenfassung

Wichtig! Eine Excel Zelle kann Text, Zahl oder eine Formel aufnehmen. Eine Formel kann als Ergebnis nur Text oder Zahlen liefern. Das Aussehen einer Zelle bzw. des Zellen Inhalts wird durch Formatierung bestimmt bzw. festgelegt! Weiter ./2_7.htm
Bezugsarten? Layout-Seitenansicht-Drucken? Absoluter und relativer Bezug Namentlicher Bezug Externer Bezug Bezugsarten (Einfache) Formatierungen Markieren Kopieren Verschieben... Markieren: Eines oder mehrere Elemente werden mit der Maus gekennzeichnet, meist durch Klicken mit der linken Maustaste. Oder es wird ein Bereich markiert, indem die Maus über diesen Bereich gezogen wird. Ziehen und ablegen: Mit dieser Methode, Drag & Drop genannt, kann ein markiertes Element an eine andere Position innerhalb von Excel oder zwischen Excel und einer anderen OLE-fähigen Software verschoben oder kopiert werden.